Abban bizonyosan egyetértünk, hogy nincs olyan vállalkozás ma Magyarországon, de valószínűleg a világon máshol sem, ahol a működés során egyáltalán nem keletkeznek papír alapú dokumentumok. Ezek kezelése egy sor problémát vet fel; a titoktartással, a rögzítéssel, a visszakereshetőséggel, a tárolással és egyebekkel kapcsolatosan.
Erre kínálunk megoldást egy olyan workflow menedzsment bevezetésével, mely biztosítja a folyamatban résztvevő kollégák közt a folyamatos és ellenőrzött dokumentum-, valamint információáramlást és az azok kezelésével együtt járó feladatok részben automatikus - előre definiált módon való - kiosztását, nyomon követését.
Hétköznapi példaként megemlítenénk a számlakezelést, engedélyeztetést, szerződéskezelést, mint nagy papírigénnyel és összetett munkafolyamatokat igénylő feladatok beillesztését ebbe a rendszerbe. Ezekre a folyamatokra jellemző, hogy jól definiálhatóak, határidőhöz rendeltek, előre tervezhetőek, ismétlődők, több szereplősek, jóváhagyást igénylők, számosságuk meghatározó, esetleg több rendszer integrációját igénylik (számlázási, vállalatirányítási, projektmenedzsmenti, stb.).
A megoldásunk két lépcsős.
Elsőként, audit jelleggel feltérképezzük a vizsgálat tárgyát képező munkafolyamatokat (jelenlegi működés), meghatározzuk az esetleges gyenge pontokat és azok okait, valamint a jól működő folyamatokat. Ennek pontos lépéseit az adott ügyfél igényeinek meghatározása után, egyedileg alakítjuk ki. Ennek eredményeképpen javaslatot teszünk a működési folyamatok át- és kialakítására.
Második lépésben, igény esetén, az adott javaslatunk megvalósítását is elvégezzük, végig menedzselve a projektet a folyamatok adminisztratív bevezetésétől a fizikai megvalósításig.
Ez a megoldásunk összekötve a meglévő erőforrások jobb kihasználásával, jelentős költségcsökkentést és hatékonyságnövekedést jelent ügyfeleink részére.